MS Office में File Menu का उपयोग

Microsoft Office 2003 में File Menu हुआ करती थी जिसे MS Office 2007 में ऑफिस बटन से Replace कर दिया गया और अब फिर से MS Office के नये Version में Office Button को File Menu से Replace कर दिया गया है. File Menu में New, Save, Save as आदि Options होते हैं. File Menu MS Office (MS Word, MS Excel और PowerPoint) तीनो में एक सामान कार्य करती है. इसलिए हम फाइल मेनू का अध्ययन Word, Excel और PowerPoint तीनों में एक साथ करेंगे. साथ ही यहाँ जो Diagram दिखाये गए हैं वे PowerPoint के हैं.

MS Office की File Menu पर जाने के लिए Keyboard से ALT + F Key दबाएं. इसके अलावा Mouse के द्वारा भी जा सकते है. Microsoft Office की File Menu पर क्लिक करने पर File Menu खुल जाती है.

Microsoft Office की File Menu में निम्न विकल्प होते है –

New

New Option का उपयोग MS Office में नई फाइल Open करने के लिये किया जाता है. इस Option के द्वारा आपके सामने एक Blank Document / Spread Sheet / Presentation खुल जाता है. इस कमांड को आप Shortcut key CTRL + N द्वारा भी उपयोग में ले सकते हो.

new option in ms  office

Open

Open कमांड का उपयोग MS Office में पहले से Save डॉक्युमेंट / Spreadsheet/ Presentation को Open करने के लिए किया जाता है. जब आप इस पर क्लिक करते है तो इससे आपके सामने एक Open Dialog Box खुल जाता है. इस कमांड का Keyboard Shortcut CTRL + O है.

पहले से Save फाइल को कैसे Open करें?

  1. सबसे पहले MS Office(Word / Excel / PowerPoint) को Open करेंगे.
  2. उसके बाद File Menu पर क्लिक कीजिए.
  3. File Menu से आपको Open पर क्लिक करना है या आप Keyboard से CTRL + O भी दबा सकते हैं.
  4. Open पर क्लिक करने के बाद आपके सामने फाइल और फोल्डर आएंगे.
  5. यहाँ से आपको अपनी File को ढूढना है. आपने जिस भी फोल्डर में फाईल को Save किया था. उसमे अपनी फाईल को देखें और Open पर क्लिक कीजिए. आपकी फाईल खुल  जाएगी.

ms Office_open

Save

Save कमांड का उपयोग MS Office में बनाये गए डॉक्युमेंट / Spreadsheet / Presentation को Save करने के लिए किया जाता है. इस कमांड का Keyboard Shortcut CTRL + S होता है.

MS Office में कोई File कैसे Save करें?

  1. सबसे पहले MS Office (Word / Excel / PowerPoint) को Open करेंगे.
  2. उसके बाद File Menu पर क्लिक कीजिए.
  3. File Menu से आपको Save पर क्लिक करना है या आप Keyboard से CTRL + S भी दबा सकते है.
  4. Save पर क्लिक करने के बाद आप अपनी फाईल को Save करने के लिए जगह का चुनाव करेंगे कि आपको किस फोल्डर या ड्राइव में अपनी फाइल को सेव करना है.
  5. उसके बाद फाईल का नाम लिखेंगे और Save पर क्लिक करेंगे.
  6. इससे आपकी फाईल Save हो जाएगी.

msoffice_save

Save As

Save As कमांड का उपयोग पहले से Save डॉक्युमेंट को किसी अन्य नाम से Save करने के लिए किया जाता है. Save As के द्वारा Saved Files का File Name, File Type और Encoding आदि में परिवर्तन किया जा सकता है.

Close

इस कमांड का उपयोग MS Office की फाइल को बंद करने के लिये किया जाता है. इसके लिये आपको फाइल मेनू के Close Option पर क्लिक करना है. आपकी फाइल बंद हो जाएगी.

Info

इस कमांड के द्वारा आप अपनी फाइल का साइज़, file क्रिएशन डेट , Modification Date, File Location आदि Information देख सकते हैं. इसके लिये आपको File Menu के Info Option पर क्लिक करना है. फाइल से सम्बंधित सारी सूचनायें आप देख सकोगे.

file_info_msoffice

Print

Print कमांड का उपयोग MS Office में बनाये गए डॉक्युमेंट /  Worksheet / Presentation का Print लेने के लिए किया जाता है. इस कमांड को आप Keyboard Shortcut CTRL + P द्वारा भी सक्रिय कर सकते है.

MS Office में फाइल को Print कैसे करें?

  1. सबसे पहले MS Office (Word / Excel  /  PowerPoint) को Open करिए.
  2. उसके बाद जिस File/Document को Print करना चाहते है. उसे भी Open कर लिजिए.
  3. File/Document को Open करने के बाद File Menu से Print Option पर क्लिक कीजिए या Keyboard से CTRL + P भी दबा सकते है.
  4. इस कमांड पर क्लिक करने पर हमें Page का Preview दिखाई देगा. जहाँ से हां Page Size, Margin, Orientation, Header & Footer आदि की Setting आसानी कर सकते हैं.

  5. उसके बाद इसमें प्रिंट किये जाने वाले पेजों की संख्या लिखनी है.
  6. उसके बाद हम Print पर क्लिक करते हैं.
  7. इस प्रकार हम अपनी फाइल का प्रिंट निकाल सकते हैं.

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